Quali sono le professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi

L’organizzazione degli eventi è un settore dinamico che fa emergere nuove professioni, con skill fluide che consentono di realizzare un evento di successo, in grado di coinvolgere emotivamente le persone e creare relazioni significative.

Le principali figure professionali richieste in questo ambìto, oltre all’event manager, sono la coordinatrice degli eventi, la venue manager (responsabile della logistica), le addette alla segreteria organizzativa, la responsabile della comunicazione e le hostess e gli steward.

Professioni fondamentali per l’organizzazione degli eventi, che possiedono un background diverso ma complementare, in grado di svolgere al meglio la propria funzione in sinergia con le altre figure.

Ma vediamo assieme nel dettaglio le professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi.

L’event manager

La figura chiave dell’organizzazione degli eventi è l’event manager, che ha il compito di progettare, programmare, promuovere e gestire eventi e iniziative di varie tipologie, come conferenze, manifestazioni aziendali, culturali e sportive, fiere e meeting.

Lavora per garantire che ogni progetto si svolga senza intoppi ed errori, soddisfacendo appieno le aspettative delle persone e dell’azienda o dell’istituzione organizzatrice.

Il suo ruolo è tra le professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi, in quanto è colui che dà forma al progetto e guida l’intera struttura, con l’obiettivo di creare un evento di successo.

È una persona che possiede un background ampio e variegato, che le consente di organizzare e gestire al meglio qualsiasi tipo di progetto.

Si relaziona con le istituzioni, i fornitori, gli sponsor e i partner per creare relazioni solide e collaborazioni importanti, che supportino concretamente l’evento.

Inoltre definisce la strategia da seguire e i vari task che i suoi collaboratori dovranno implementare per la buona riuscita del progetto.

Nella realizzazione di piccoli eventi, si occupa di tutte le attività, partendo dalla creazione della manifestazione fino alla sua messa in opera; mentre nei grandi eventi, coinvolge altre figure a cui delega i compiti principali, definendo le linee guida da seguire.

La coordinatrice degli eventi

La coordinatrice è una delle professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi, in quanto è uno dei ruoli di spicco del settore, con un know how analitico, di marketing e comunicativo.

Spesso i suoi compiti vengono integrati all’interno della mansione dell’event manager, ma quando i suoi task richiedono una persona dedicata, si individua un’event coordinator che programma e controlla tutta l’organizzazione della manifestazione.

In particolare, svolge le seguenti attività:

• Coordina tutti compiti che le altre figure devono implementare, seguendo le linee guida definite dall’event manager;
• Programma e controlla lo svolgimento dei meeting tra i diversi team;
• Presenzia le riunioni con i clienti;
• Prepara e verifica il budget dell’evento;
• Ricerca e prenota la location individuata;
• Si relaziona con il responsabile della comunicazione;
• Ricerca gli sponsor e i partner;
• Invita docenti e personalità di spicco a partecipare all’evento come relatori;
• Controlla i contratti stipulati dai vari team.

Il suo ruolo, inoltre, offre supporto e supervisione in ogni fase dell’organizzazione dell’evento e si relaziona con i vari gruppi, uniformando il lavoro e stimolando ogni collaboratore a raggiungere gli obiettivi prefissati.

La skill fondamentale di questa figura, che è tra le professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi, è sicuramente la capacità comunicativa, che le consente di relazionarsi con una moltitudine di persone.

 

La Venue Manager

Un’altra figura importante tra le professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi è la venue manager o la responsabile della logistica, che si occupa della gestione degli allestimenti, della predisposizione delle aree e dei luoghi dove si terrà la manifestazione.

I suoi compiti riguardano l’ambito del coordinamento e della movimentazione degli allestimenti e delle merci, necessarie per realizzare un evento di successo.

Si occupa di organizzare le tempistiche per gli arredi e lo scarico di merci, nonché degli ordini di materiali e strumenti essenziali per dare forma alla manifestazione.

Inoltre gestisce i trasporti dei materiali e dell’arredamento per la location e supervisiona l’allestimento di quest’ultima, in base alla strategia definita dall’event manager, individuando soluzioni alternative in caso di maltempo o problemi tecnici.

Negli eventi di grande portata, coordina anche il trasferimento delle personalità invitate e realizza l’accoglienza dei partecipanti.

Tra le professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi, la venue manager è la figura che possiede oltre a un background specifico, anche le abilità del problem solving e della gestione efficace dello stress.

Grazie a queste capacità è in grado di lavorare in sinergia con gli altri team, con l’obiettivo univoco di realizzare un evento di successo.

Le addette alla segreteria organizzativa

Le figure che lavorano all’interno della segreteria organizzativa sono fondamentali per la riuscita dell’evento: ricoprono un ruolo chiave nella manifestazione e sono tra le professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi.

Le addette alla segreteria organizzativa seguono la manifestazione dall’inizio alla fine, cercando di creare un’esperienza indimenticabile, sia per i partecipanti, sia per i relatori e per le personalità invitate.

Si occupano principalmente di:

• Studiare la fattibilità dell’idea e della realizzazione dell’evento;
• Gestiscono i contatti con le persone invitate;
• Inviano gli inviti e interagiscono con il pubblico, rispondendo a domande e a dubbi, inviati per mail e per messaggi;
• Assieme alla venue manager, organizzano i trasferimenti degli invitati;
• Gestiscono i feedback e le recensioni ricevute a fine evento;
• Organizzano gli alloggi e le varie sistemazioni degli ospiti;
• Sistemano i materiali per l’evento come i badge, i kit di benvenuto e i cartelloni;
• Aiutano gli ospiti e i relatori durante la manifestazione.

L’obiettivo di queste figure è quella di coordinare tutte le attività che avvengono prima, durante e dopo l’evento, in modo da minimizzare gli errori e intervenire con soluzioni dedicate in caso di necessità.

Pianificazione, organizzazione e una visione ampia dei task da seguire, sono le caratteristiche fondamentali di questo ruolo, che è diventato sempre più importante tra le professioni ricercate nell’organizzazione di eventi.

 

La responsabile della comunicazione

La comunicazione degli eventi è fondamentale, perché consente la promozione della manifestazione e crea una relazione tra l’organizzazione e i partecipanti.

Proprio per questo motivo la responsabile della comunicazione è una delle professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi.

Con un bagaglio culturale e professionale molto variegato, questa figura ha una grossa responsabilità: deve promuovere l’evento e consolidare la community di seguaci, che potranno attivare un passaparola per coinvolgere altre persone.

Oltre a realizzare un piano di comunicazione che utilizzi i principali canali digitali e tradizionali, collabora con l’ufficio stampa per la redazione di comunicati e testi da divulgare alle principali testate giornalistiche.

La comunicazione messa in atto da questa figura professionale deve essere omogena e in linea con la strategia definita dall’event manager, che guida l’intera organizzazione della manifestazione.

Essendo tra le professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi, la responsabile della comunicazione è un ruolo molto ambìto, ma anche uno di quelli in cui è richiesto maggiori competenze tecniche e specifiche, sia di comunicazione, sia di marketing.

Spesso, infatti, si occupa anche della parte più promozionale dell’evento, realizzando assieme all’event manager, il piano di marketing e la definizione di tutte le attività e i compiti che devono essere eseguiti dalle addette alla comunicazione.

 

Le hostess e gli steward

La riuscita dell’evento è determinata anche dal lavoro, spesso sottovalutato, di hostess e steward, che sono alcune tra le professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi.

Nelle agenzie di lavoro interinale puoi trovare molti annunci di lavoro per questi ruoli: la loro mansione è fondamentale, in quanto si occupano della parte face to face dell’evento (leggi l’articolo dedicato ai migliori siti web per trovare lavoro).

La loro disponibilità e cordialità fa sentire a proprio agio i partecipanti e supporta le addette della segreteria organizzativa nelle relazioni con gli ospiti e con i relatori.

I compiti principali che svolgono sono:

• La distribuzione di flyer e materiali promozionali dell’evento;
• L’accoglienza delle persone all’interno della manifestazione;
• Il fornire informazioni sull’evento e sul programma;
• La promozione dell’azienda, del brand o dell’organizzazione che ha realizzato la manifestazione.

Le capacità relazionali sono elementi fondamentali per queste figure e l’assenza di gentilezza, empatia e cordialità da parte di hostess e steward può danneggiare la riuscita e il successo dell’evento.

Con la giusta professionalità e delicatezza, questi ruoli, assieme alle altre professioni più ricercate nell’organizzazione degli eventi, possono realizzare esperienze uniche e indimenticabili.

Hai un’idea che ti frulla per la testa ? Vuoi organizzare un evento pubblico o privato, che crei connessioni tra le persone? Scrivimi e ti darò una guida gratuita dei passi da seguire per creare un evento di successo!