Come collaborare con un assistente virtuale? In questo articolo ti spieghiamo come collaborare con un assistente virtuale e valutare se hai scelto la persona giusta.

È più difficile, inizialmente, creare un rapporto di fiducia con l’assistente virtuale, non abbiamo modo di vederla seduta in ufficio, viverla tutti i giorni e mangiarci a pranzo. Dobbiamo quindi basarci sulla concretezza delle attività che vengono svolte ricordandoci che l’empatia scatta anche tramite call skype.

Se la prima impressione è buona e le competenze di questa persona sono ciò che ci serve, partiamo rilassati e vediamo come collaborare con la nostra assistente virtuale.

A questo punto, la quotidianità del lavoro e del confronto porteranno a non sentire più la differenza tra offline online.

La differenza sta solo nel fatto che la selezione avviene on line e la prima impressione si costruisce sui dati ricavati dalla visita del sito del professionista-assistente, del suo profilo Linkedin e di quello degli altri social network, anche profili personali privati.

Anche nel caso dell’assistente virtuale è necessario, prevedere un colloquio durante il quale puoi porre tutti i quesiti che ti servono a valutare l’assistente ma puoi anche raccontare cosa ti aspetti da questa collaborazione, quali sono le attività che le affiderai e che tipo di collaborazione ti aspetti.

Come si contrattualizza l’assistente virtuale

Un dubbio che spesso sorge quando si tratta di scegliere l’assistente virtuale più adatta è quello relativo alla tipologia di contratto da scegliere per regolare il rapporto di lavoro.

Solitamente si predilige quello di collaborazione visto che l’assistente virtuale è di fatto un imprenditore o un libero professionista che offre le proprie competenze organizzative.

È sempre opportuno inserire nel contratto un periodo di prova così da avere il tempo di valutare le prestazioni offerte prima di decidere se continuare o meno la collaborazione.

Nel contratto – che deve essere rigorosamente in forma scritta – assicurati che sia inserita anche la policy di etica e di privacy così da evitare che l’assistente virtuale possa diffondere i segreti aziendali con gli altri clienti.

All’interno, dovrai inserire in modo chiaro pure tutte le attività che affiderai alla tua assistente virtuale. È consigliabile assegnare i compiti in modo graduale, mano a mano che cresce il rapporto di fiducia fra te e la tua assistente virtuale.

Abbiamo chiesto alla nostra Krisztina di dirci la sua su “come collaborare con un assistente virtuale” ed ecco cosa ci ha raccontato!

Buongiorno sono Krisztina assistente virtuale e fondatrice di Kriva assistente virtuale e smart office.

Oggi come promesso vi parlerò della delega efficace e di come costruire un rapporto di collaborazione a distanza.

Probabilmente la prima domanda che ti è venuta in mente quando sentivi parlare di assistente virtuale è proprio questa: “ ma come posso fidarmi di una collaboratrice virtuale?”

Penso che non è tanto diverso da un rapporto di lavoro tradizionale, c’è la prima impressione, c’è il periodo delle verifiche…. Insomma si costruisce col tempo.

Ci vuole tanto tempo per conquistare la fiducia del tuo cliente, come ci vuole tempo per conquistare la fiducia del tuo collaboratore. E si, perchè siamo esattamente nella stessa situazione, io non ti conosco, come tu non conosci me.

Quindi l’unica cosa che possiamo fare, iniziare a costruire una collaborazione basata sulla fiducia. In contrario alla selezione tradizionale, la prima impressione sul web, visitando il sito web della candidata, controllando il suo profilo professionale di Linkedin, oppure come quello privato di Facebook.

Chiaramente sarà necessario organizzare un colloquio, per poter fare tutte le domande possibili, ma anche raccontare di te stesso, delle tue priorità delle tue pretese e dei tuoi valori.

Potrebbe essere necessario organizzare un secondo colloquio, succede spesso nel caso di prima esperienza virtuale.

La collaborazione chiaramente si avvia con un contratto di collaborazione, integrando anche la privacy policy, si può inserire naturalmente il periodo di prova, e consigliabile assegnare le attività in modo graduale, partendo quindi dai task più semplici ad arrivare alle attività più riservate, ed alla fine una nota. Le assistenti virtuali sono imprenditori come te, tutta la loro attività si basa sulla fiducia, l’etica, sulla lealtà.  

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