Come organizzare la tua giornata di lavoro

Saper organizzare la propria giornata di lavoro è molto più facile a dirsi che a farsi.
I buoni propositi del mattino e il concreto rispetto delle attività in agenda, vengono spesso disattesi per le ragioni più disparate.
Quante volte ti è capitato di avere un blocco del sistema informativo, gestire la visita inattesa di un cliente o di vederti capitare tra capo e coppo una pratica amministrativa improrogabile.
Peggio ancora, ritrovarti con un lavoro che credevi concluso che invece ti torna indietro per una revisione.
Pur sapendo che la tua giornata lavorativa potrebbe essere disseminata di imprevisti, programmare e fissare nella tua agenda le attività da completare, gli appuntamenti, le telefonate, le call, le scadenze è un’azione dalla quale dipende la tua produttività.
Sapere in anticipo quali sono le attività in programma e tenere, ogni giorno, uno slot di tempo da utilizzare al bisogno, ti permetterà di mantenerti fedele alla tabella di marcia anche quando arrivano gli imprevisti.  E se invece non ce ne sono, fantastico: ti potrai prendere avanti con le attività pianificate per i giorni successivi.
Un altro aspetto importante, è che se non organizzi bene la tua giornata di lavoro, ti ritroverai tuo malgrado nelle condizioni di mettere al primo posto le priorità altrui e spendere così gran parte della tua giornata lavorativa ad esaudire le loro richieste, trascurando le tue attività.
Per organizzare la tua giornata di lavoro, inizia da qui:
  • fai l’elenco delle attività da svolgere su carta o un foglio excel;
  • individua per ciascuna le scadenze entro le quali svolgerle e scrivile a fianco;
  • fai una stima del tempo che impiegherai per svolgere l’attività e scrivilo a fianco;
  • individua per ciascuna attività il cliente interno o esterno e scrivilo a fianco;
  • assegna a ciascuna attività un attributo distintivo rispetto all’importanza strategica che essa ha per te e per la tua organizzazione.

Verificare il tuo quadrante delle priorità

Una volta che avrai steso la tua lista delle attività, le relative scadenze e la loro importanza strategica, ti sarà facile posizionarle in uno specifico quadrante di priorità.
Si tratta di un punto davvero cruciale: saper riconoscere, distinguere, soppesare ogni singola attività e riuscire ad attribuirle una sorta di etichetta delle priorità, sulla base di due elementi distintivi e combinati tra loro, l’importanza e l’urgenza, ti aiuterà a fare la differenza.
Le attività sono importanti quando la loro esecuzione impatta in maniera rilevante sul tuo lavoro, sulla tua professionalità e sulla tua credibilità.
O ancora, sono attività che solamente tu potrai svolgere perché riguardano te come persona.
O infine, sono impegni che hai preso nei confronti di terzi e se non li rispetti corri il rischio di essere percepita come inaffidabile.
È probabile che tutte le attività che hai elencato saranno da svolgere comunque, pur non risultando rilevanti per te. Ma a guardarci bene dentro, potrai scoprire che alcune possono essere tranquillamente delegate ad altri, perché non strettamente legate alla tua professionalità o a te personalmente.  Queste sono le attività non importanti.
Comprendere l’importanza di una attività, ti permette di affinare la capacità di evitare di accollarti impegni legati ad attività time-consuming, cioè ladre di tempo.
Quando ti impegni in attività non importanti, riduci il tempo a disposizione per portare avanti ciò che è davvero rilevante e produttivo di risultato per te e per la tua professionalità.
Urgente è ciò che ha una scadenza ravvicinata. Non c’è un numero di giorni minimo per comprendere quanto veramente urgente è un’attività. Personalmente ritengo che il peso dell’urgenza sia anche legato alla quantità di tempo che quella determinata attività richiede per essere completata.
Facciamo un esempio: è il 15 di luglio e devi consegnare ad un cliente un lavoro di concetto entro la fine del mese. La tua esperienza ti dice che quel tipo di lavoro richiede attività di concentrazione per ricerca, riflessioni, stesura, revisione e preparazione della presentazione per trenta ore. Se sei accorta nella tua programmazione sceglierai di distribuire il numero di ore quotidiane da dedicare a questa attività già da ora, senza aspettare di arrivare “sotto data” per iniziare ad applicarti, facendoti prendere dall’ansia.
Arriviamo dunque alla conclusione che potremo classificare le nostre attività distinguendole tra:
  • urgenti
  • non urgenti
  • importanti
  • non importanti
Riuscire ad attribuire a ciascuna delle tue attività la giusta rilevanza ti permetterà di inserirle, incrociando importanza ed urgenza, nel giusto quadrante delle priorità della matrice di Eisenhower.

La matrice di Eisenhower

L’americano Dwight Eisenhower, che fu comandante delle forze alleate in Europa durante la seconda guerra mondiale, aveva compreso quanto strategico fosse classificare le attività tra urgenti e importanti. Egli diceva che “ciò che è urgente raramente è importante e ciò che è importante raramente è urgente“. Così faceva spazio sulla sua scrivania, che divideva in quattro parti, e su ciascuna metteva le pratiche da sbrigare seguendo una certa logica ciò che:
  1. doveva svolgere in prima persona
  2. poteva delegare ai collaboratori
  3. avrebbe potuto rimandare
  4. risultava davvero irrilevante e quindi poteva essere eliminato
La matrice di Eisenhower fu successivamente rielaborata ed affinata da Stephen Covey, autore di molti best sellers su management e gestione del tempo, tra cui “le sette regole del successo” e “first things first”. La rielaborazione di Covey approfondisce il significato da attribuire a ciascun quadrante, insegnando a fare un distinguo tra ciò che è prioritario e ciò che può essere pianificato nel tempo e tra ciò che è importante e ciò che invece può essere eliminato.
Ecco la matrice:
Come vedi, la matrice è composta da 4 quadranti, ognuno dei quali incrocia tra loro l’importanza e l’urgenza. Vediamoli uno per uno.
  1. Primo: attività urgenti e importanti, che puoi fare solo tu e che hanno una scadenza molto vicina. Metti in questo quadrante quelle attività che portano grande valore alla tua attività e che se malauguratamente non dovessi svolgere, bloccherebbero degli sviluppi importanti o ti impedirebbero di migliorare.
  2. Secondo: attività non urgenti e importanti.  È il quadrante della pianificazione delle attività strategiche, davvero importanti per la tua crescita e per il tuo sviluppo, ma che non hanno una scadenza nel breve. Se non avrai l’accortezza di pianificare degli slot di tempo da dedicare a queste attività, arriverà il momento in cui diventeranno urgenti e ti ci dovrai buttare anima e corpo per portarle a termine. Non dimenticare dunque di pianificarle.
  3. Terzo: attività urgenti e non importanti, da delegare subito. Sono le attività che hanno una scadenza ravvicinata, ma che non necessitano del tuo diretto coinvolgimento. Ma fai attenzione! Se vuoi evitare di vedere rimbalzare questa attività nel primo quadrante (urgente ed importante), delegale ad una persona di fiducia, che sai che potrà svolgerle, curando il processo di delega in maniera da assicurarti che l’attività venga svolta con efficacia ed efficienza.
  4. Quarto: attività non urgenti e non importanti. Finché le attività non importanti stanno in questo quadrante, hai davvero la possibilità di eliminarle senza che abbiano impatto negativo sulla tua ed altrui organizzazione. Imparare a eliminare ciò che sta in questo quadrante, ti permette di alleggerire la mole di lavoro e di migliorare la tua concentrazione.
Ricorda che le attività non rimangono statiche all’interno dei quadranti.  Un’attività importante che trascuri, diventerà prima o poi urgente e recuperare il tempo perduto sarà per te fonte di stress. Anche un’attività non importante e non urgente che non viene eliminata, potrebbe trasformarsi in urgente e quindi richiedere un tuo intervento.
Ecco a cosa è funzionale la matrice:  tenerla bene in vista ed aggiornarla man mano che svolgi le attività o che te ne entrano di nuove, ti aiuterà ad organizzare bene la tua giornata, a rilevare gli eventuali sovraccarichi e e gestire al meglio il tuo tempo.

Preparare la to do list

Vediamo ora come preparare la to do list, cioè la lista delle attività che nel corso della giornata lavorativa dovranno essere svolte, cercando di capire quale sia il momento giusto per prepararla.
Redigere una lista efficace e completa delle cose da fare in pochi minuti al mattino, appena entri in ufficio, è davvero poco probabile. Facendolo in questo modo, ti ritroverai a listare solo le cose urgenti. Diversamente, se preparata in anticipo e non sull’onda dell’ansia contingente, la to do list non solo sarà più completa, ma anche ben ragionata.
Ti propongo di provare ad adottare questo metodo:
  1. prenditi l’ultima ora di lavoro del venerdì per fare ordine sulla scrivania e iniziare a segnare su un foglio le attività da svolgere;
  2. vai pure di getto, scrivendo ciò che ti viene in mente, senza preoccuparti di attribuire la priorità;
  3. crea una griglia, su carta o su foglio excel, indicando una colonna per ogni giorno della settimana a venire;
  4. tieni il foglio a portata di mano: potrà accadere che cucinando, passeggiando o facendo giardinaggio, ti venga in mente di aggiungere altro.
Quando la settimana successiva arrivi in ufficio, prendi la colonna del giorno di riferimento, e ordinala secondo il metodo che ti ho suggerito all’inizio dell’articolo.
Ah, quali benefici ricaverai dal dedicare questa ultima ora della settimana alla to do list!  Scrivere aiuta a “mettere a terra”, libera la mente, rimuove la paura di dimenticare e dunque rasserena.
Qui di seguito ecco altri suggerimenti utili.
  1. Ogni sera della settimana, incrociando la lista delle attività svolte e la tua to do list, metti una spunta sulle attività terminate: evidenzia, barra, flagga, scrivi ok. La semplice azione manuale di spunta ti trasferirà un senso di gratificazione e di auto-efficacia.
  2. Analizza la tua lista in modo critico: pensavi di poter fare tante cose e invece quelle che hai concluso sono poche? Potresti accorgerti che hai sotto stimato  il tempo necessario per farle, oppure le hai pianificate in un momento della giornata in cui sei meno produttiva, o ancora sono intervenuti imprevisti che ti hanno costretta a lasciarle indietro.
  3. Successivamente, sulla base dei risultati raggiunti (cioè delle attività concluse), e delle nuove attività che subentrano, riaggiorna il tuo programma settimanale.
Le 7 regole per avere successo. Manuale degli esercizi.
Una pietra miliare del self-management, che suggerisce un metodo per gestire efficacemente la propria vita professionale e personale. Troverai consigli e strumenti da mettere in pratica.

Verificare in che momento della giornata sei più produttiva

Per verificare in quale momento della giornata sei più produttiva, non ti è sufficiente rifarti alle regole generali dei ritmi circadiani e ultradiani.
I circadiani regolano le nostre funzioni fisiologiche con una modalità ciclica basata su intervalli di 24 ore, mentre gli ultradiani sono cicli brevi che stimolano la nostra produttività e che hanno una durata di 90 minuti, ripetuta più volte nel corso della giornata.
Possiamo trovare richiami a numerosissimi studi scientifici che hanno cercato di dare una risposta alla produttività. Credo che più che una regola generale, sia una questione di auto-osservazione. Solo osservando te stessa riuscirai a scoprire quali siano i tuoi personali momenti di peak performance, o picchi di produttività.
Se la scienza ci dice che le prime ore del mattino sono le più adatte a lavori di intelletto e quelle del pomeriggio ci fanno performare meglio dal punto di vista sportivo, sta a noi misurarci con la nostra personalissima produttività e armonizzarla con i nostri impegni quotidiani.
Interessante la proposta di auto-monitoraggio che Chris Bailey illustra ai lettori del suo libro The Productivity Project. Bailey suggerisce di rilevare, per almeno due settimane, il nostro livello di concentrazione, energia e attenzione in diversi momenti della giornata. La proposta è quella di annotare a intervalli di circa un’ora come ci sentiamo e integrarli anche con qualche buona abitudine (come ad esempio fare un po’ di stretching e bere un bicchiere di acqua).
A distanza di un paio di settimane, osservando il tracciato del nostro auto-monitoraggio, ci sarà facile individuare i momenti di massima e minima produttività. Questi elementi ci aiuteranno a programmare più efficacemente le nostre attività quotidiane, nelle quali avremo imparato a inserire delle sane abitudini, anch’esse funzionali ad una buona organizzazione della nostra giornata di lavoro.

Misurare i tempi delle tue attività

Il tempo è prezioso per tutti, qualunque sia la nostra professione. Non importa se siamo imprenditori, liberi professionisti o dipendenti. Ogni ora di lavoro ha un costo, che ragionevolmente deve essere colmato da un ricavo che contenga al suo interno un maggior valore.
Dunque, misurare i tempi delle tue attività è essa stessa una attività dalla quale non puoi prescindere. Si tratta anzi di un’attività ad altissimo valore aggiunto perché ti permette di scegliere tra ciò che è rilevante e ciò che non lo è e tra ciò che è redditizio e ciò che non lo è.
Inoltre, ti permette di creare dei gruppi di attività alle quali attribuire un tempo standard e renderà quindi la tua futura pianificazione sempre più efficace.
Dunque, ti fornisce tutti gli elementi per selezionare e per dire di no, consapevolmente.  Oltretutto, se sei libera professionista, diventa uno strumento davvero efficace per stilare il listino prezzi sulla base del progetto (o servizio) anziché su base oraria.
Prima di pensare ad un esempio pratico di mappatura delle attività, sgombra il campo dall’idea che si tratti di un lavoro noioso e logorante e semplifica:
  1. Crea dei gruppi (cluster) di attività che hanno caratteristiche simili e accorpale assegnando loro degli attributi di colore o descrizione.
  2. Non preoccuparti di “spaccare il minuto”, ma ragiona sulla base di unità di almeno quindici minuti.
Come potrebbe essere il modello di misurazione? Io ti propongo una traccia, che potrai personalizzare a tuo piacimento.
  • Apri un file excel e nomina ciascun foglio con i giorni che intendi monitorare;
  • fai una legenda dei gruppi di attività;
  • nomina per ciascun foglio le seguenti colonne: attività, ora inizio, ora fine, totale ore impiegate, conclusa, da concludere;
  • compila le righe con le informazioni man mano che procede la tua giornata;
  • alla fine di ciascuna giornata, potrai tirare le somme.
Ecco che avrai davanti a te un quadro chiaro del tempo impiegato per ciascuna attività. Inoltre potrai individuare il tempo da ottimizzare e le attività da traslare ai giorni successivi perché non completate.
Una buona organizzazione della tua giornata lavorativa è fonte di serenità. Trovare il modo per essere efficienti ed efficaci al lavoro, mantenendo alta l’energia e la motivazione e preservandone anche per la nostra vita familiare e personale, favorisce la salute psico-fisica.
Quindi, non dimenticare di inserire all’interno della tua giornata di lavoro anche momenti di recupero e svago. Una chiacchiera con qualche collega, uno spuntino sano e rinvigorente, l’approfondimento di un tema che ti appassiona ti aiuteranno a rendere la tua giornata lavorativa, oltre che produttiva, anche più dinamica ed appassionante.
0 Condivisioni