Come diventare Assistente Virtuale

L’assistente virtuale che offre servizi professionali specializzati da remoto rappresenta una figura lavorativa e professionale in forte crescita. E’ importante, quindi, conoscere i passi fondamentali per diventare assistente virtuale ed avviare la propria attività.

In Italia, negli ultimi anni, si sta assistendo ad un cambiamento nel mercato del lavoro. Con l’arrivo della pandemia, abbiamo assistito ad una modifica dello scenario organizzativo aziendale, introducendo il lavoro da remoto come valida alternativa all’ufficio.

E molti lavoratori, prevalentemente donne, dopo anni di lavoro dipendente, hanno deciso di mettersi in proprio, scegliendo il lavoro da remoto come modalità lavorativa. Questo, consente di gestire il proprio tempo libero e i propri impegni personali, con la garanzia di importanti gratificazioni, in particolar modo alle donne multitasking.

Ecco che, in questo contesto di grandi cambiamenti e incertezze, matura per queste professionalità, la consapevolezza che, per poter essere propositivi ed emergere nel mercato del lavoro, è necessario far leva sulle proprie conoscenze, competenze e abilità.

Se si possiede esperienza lavorativa pregressa e si decide di mettersi in proprio, il primo passo è fare un bilancio delle proprie conoscenze e competenze acquisite con l’esperienza, con l’obiettivo di costruire un piano di azione per sviluppare e potenziare quelle esistenti, integrare quelle che mancano e iniziare a proporsi nel mercato.

L’apertura della partita iva potrebbe essere un primo passo importante per avviare l’attività. Precisiamo che, come per qualsiasi lavoro autonomo, non è obbligatorio, infatti se si decide di svolgere l’attività in modo saltuario e non continuativa, si possono utilizzare strumenti fiscali differenti.

Gli ambiti dei servizi di assistenza e consulenza da offrire sono diversi e, per ognuno, è richiesta una competenza specifica. Fondamentali sono le skills relative a produttività ed efficacia, time management e abilità nell’uso di strumenti digitali.

Il Web rappresenta uno strumento di lavoro potente sia per promuovere se stessi sia per offrire servizi efficienti.

Come fare per diventare un assistente virtuale?

Attualmente, non esiste una formazione accademica per diventare assistente virtuale. Si possono frequentare corsi ideati e creati da chi ha avviato la professione con successo. Le protagoniste sono donne che hanno deciso di intraprendere un cambiamento nel proprio stile di vita personale e lavorativo e vogliono condividere il percorso, offrendo la propria esperienza.

L’obiettivo è quello di formare un assistente virtuale operativo che possa trasformare le proprie competenze in servizi, costruendo la propria identità imprenditoriale, partendo, ad esempio, dall’analisi dei punti di forza e di debolezza sino ad arrivare alla creazione di pacchetti di servizi per ogni tipologia di cliente.

A causa della pandemia la maggior parte di questi corsi sono erogati su piattaforme online.

Molti corsi online sono strutturati in moduli che sono suddivisi per offrire una formazione completa.

La prima parte affronta, ad esempio, le nozioni generali sulla figura dell’assistente virtuale:

• chi è e cosa fa;
• studiare e trovare il cliente ideale che sia in linea con i servizi offerti;

la seconda, offre indicazioni su come costruire il proprio business plan per essere operativo;

la terza parte, offre indicazioni per un corretto posizionamento nel mercato, sottolineando l’importanza del proprio personal brand; e della quarta parte, improntata sulle strategie di social marketing e gli strumenti da utilizzare, creazione di newsletter, gestione di e-mail marketing, e non ultima, conoscenza di un sistema di gestione di contenuti (CMS) come WordPress e lo studio delle nozioni seo per ottenere una strategia efficace.

Il corso può essere fruito in due modalità: self-study con rilascio di un certificato di frequenza oppure in affiancamento con certificazione, a fine corso, delle competenze acquisite.

Avere competenze amministrative

Una base di partenza per diventare assistente virtuale è avere competenze amministrative, acquisite con un diploma di scuola secondaria di indirizzo oppure laurea economico-aziendale. Anche avere il giusto mindset è fondamentale: le competenze amministrative maturate sono collegate anche alla capacità di gestire i clienti e svolgere il lavoro da remoto.

I corsi per diventare assistente virtuale sono progettati per iniziare un percorso concreto partendo dalla propria esperienza e lavorando sull’impostazione del proprio modello di business.

Fondamentale è l’utilizzo di strumenti di gestione dei progetti, cloud per caricare gli avanzamenti di progetto e piattaforme di video call per gli aggiornamenti con il cliente, garantendo le attività di pianificazione, monitoraggio e controllo delle attività affidate.

Importanti sono i corsi di aggiornamento specifici che riguardano le tecniche gestionali perché consentono all’assistente virtuale di riqualificare costantemente le proprie competenze.

Se non si possiedono competenze amministrative pregresse, si possono frequentare percorsi formativi che forniscono metodologie pratiche per conoscere, ad esempio, la materia e i suoi aggiornamenti ed imparare ad usare tutti gli strumenti gestionali per poter svolgere l’attività.

Il mercato formativo è ricco di corsi che offrono certificazioni riconosciute per l’uso di software specifici, utili ed indispensabili per lo svolgimento delle attività. Dal corso base di Excel, per imparare ad usare fogli di lavoro al corso avanzato, che può essere utile anche per il Digital Marketing sino a software gestionali specifici.

Conoscere il segretariato

L’attività di segretariato è fondamentale per diventare assistente virtuale: questa competenza è utile sia per il proprio profilo organizzativo sia come servizio da offrire.

Per una corretta gestione del flusso di lavoro è importante, ad esempio, saper gestire le e-mail e le attività del calendario.

A tal proposito, il mercato formativo offre corsi specifici utili per questa tipologia di attività.

Possiamo trovarli all’interno di piattaforme studiate e create per consentire l’acquisizione di competenze su singoli corsi, a seconda del proprio fabbisogno.

Parlando di gestione delle e-mail, è importante, ad esempio, capire come scrivere una mail, gestire in maniera efficiente il flusso in entrata, gli orari migliori per inviarle, il fattore tempo.

Formarsi è importante, e aggiornarsi lo è ancora di più.

L’assistente virtuale deve possedere una cassetta degli attrezzi pronta all’uso, e il problem solving organizzativo e gestionale è sicuramente una delle competenze più richieste. Un altro aspetto importante è il multitasking, ossia la capacità di gestire in modo efficace ed efficiente più compiti contemporaneamente.

Imparare ad utilizzare gli strumenti digitali

Per diventare un assistente virtuale è importante imparare ad utilizzare gli strumenti digitali sopratutto quelli relativi al digital marketing e all’advertising.

Nell’ultimo anno, c’è stata un’innovazione dell’offerta formativa: sono nate piattaforme online con corsi ideati e creati per la preparazione a 360°. I docenti sono massimi esperti di settore che offrono la propria esperienza e professionalità con contenuti di valore a costi veramente accessibili.

Per diventare un assistente virtuale competitiva, imparare ad utilizzare lo strumento di Google Ads consentirà, ad esempio, di saper scrivere gli annunci e gestire le campagne online, ottimizzarle e tracciare le conversioni.

Oppure studiare la SEO per capire come sviluppare una strategia local e ottimizzare la propria attività sui motori di ricerca. Un punto di forza è capire l’importanza della SEO per il proprio blog come strumento di marketing e gestire un progetto.

Corsi come quelli sopracitati prevedono sessioni di esami calendarizzati, con la possibilità del rilascio di certificazioni che possono valere anche come ECP  (crediti formativi per l’Educazione Continua Professionale), regolamentati dalla Legge 4/2013.

Importante anche frequentare un corso di Imprenditoria Digitale, per portare la propria idea ad una buona esecuzione e costruire una strategia di vendita efficace.

Le competenze digitali rappresentano, oggi, un patrimonio personale molto importante, una cassetta degli attrezzi che ha necessità di essere costantemente implementata e aggiornata a 360°.

Dal come si diventa assistente virtuale all’inizio della propria attività il passo, se affrontato con la giusta formazione è breve.