6 consigli per aumentare la produttività personale

Quando mi chiedono se ho consigli da dare per aumentare la produttività personale, mi tremano un po’ le ginocchia. Già, perché sono convinta che ciò che funziona per me potrebbe non essere altrettanto efficace per gli altri.

Ma poiché è dall’osservazione altrui che siamo stimolati a metterci in gioco e a trovare soluzioni creative alle nostre complessità quotidiane, dico la mia dandoti 6 consigli utili per aumentare la produttività personale.

Mille mila piccioni con una fava

Per me, prendere mille mila piccioni con una fava, significa ottimizzare il tempo e le risorse che ho a disposizione. Significa approfittare di un impegno per incastrarne degli altri, così da sfruttare al massimo i preparativi, i tempi di spostamento, le mie personali energie.

Per farti un esempio, ti racconto la mia mattinata di ieri: avevo appuntamento in ospedale alle 7:57 per le analisi di routine. Avrei potuto andare e tornare, per essere a casa alle 8:30 e sedermi alla scrivania.

Invece, ho approfittato di questo appuntamento per incastrare altre commissioni, che non erano ancora urgenti, ma che prima o poi avrei comunque dovuto sbrigare.

Dunque, dopo il prelievo, ho preso appuntamento dal parrucchiere per rinfrescare il taglio, sono passata dal commercialista per consegnare alcuni documenti e firmarne degli altri, mi sono allungata di qualche chilometro e ho ritirato degli indumenti in riparazione in sartoria. Tornando verso casa, ho consegnato al lavasecco un paio di abiti, ho comprato il pane fresco e ho fatto una puntatina al supermercato. Infine, ho depositato all’ecocentro una vecchia stampante e una cartuccia esausta.

Certo, sono rientrata a casa che era quasi mezzogiorno, ma mi sono liberata di tutte le incombenze che sarebbero entrate nella to do list settimanale e che tediavano la mia mente perché sapevo che dovevo sbrigarle.

Un’amica, che come me lavora spesso da casa, prende mille mila piccioni con una fava prediligendo il forno al fornello quando prepara la cena: in questo modo non deve preoccuparsi di mescolare e può continuare a lavorare fino a quando sarà ora di servire in tavola.

Prendere mille mila piccioni con una fava significa fare multitasking in modo funzionale. Il multitasking è funzionale quando aiuta ad ottimizzare tempo ed energie, restituendo un output di valore. Diversamente, diventa solo un gran casino.

Multitasking: pro e contro

Quando, spostandomi da una stanza all’altra, approfitto per rimettere a posto un oggetto che sta in giro per casa, o quando scendo le scale per prendere la biancheria dalla lavanderia e, nel frattempo, porto con me gli imballaggi di plastica o vetro da mettere nel deposito dei vuoti, sto facendo multitasking funzionale.

Fare multitasking può aumentare la nostra produttività personale.  Svolgere più attività contemporaneamente, è una pratica comune per noi donne che ci dobbiamo destreggiare tra il lavoro, la cura dei figli e le incombenze domestiche.

Pratica comune per noi donne, ma per nulla esclusiva: tutti in casa devono imparare a fare multitasking funzionale, in modo da aumentare la produttività personale. Ottimizzare facendo più cose in meno tempo è una goduria per tutti. E anche il clima, familiare o lavorativo che sia, ci guadagna.

Ma attenzione, quando le attività che dobbiamo svolgere richiedono molta concentrazione, il multitasking diventa disfunzionale perché abbassa il nostro stato di allerta e rischia di farci sottovalutare i possibili pericoli.

In questi casi aumenta la fatica mentale, ci si predispone all’errore e la qualità del lavoro svolto potrebbe davvero risentirne.

Ed è proprio qui che si annidano i rischi di incidenti o infortuni, sia a casa che al lavoro che, di certo, non aiutano la produttività personale, bensì la peggiorano.

Interessanti studi scientifici hanno rivelato che, oltre ad aumentare il rischio di errori e distrazioni, il multitasking aumenta il livelli di cortisolo, che è l’ormone dello stress, diminuendo la capacità di concentrazione e rendendo più difficile l’apprendimento di nuove nozioni.

Ancora, gli studiosi affermano che il multitasking mentale può ridurre la capacità di pensare in modo creativo, mentre il multitasking digitale può aumentare i livelli di ansia e depressione.

Dunque, è importante trovare il giusto equilibrio tra il multitasking e il concentrarsi su una singola attività per volta, per stimolare e aumentare la produttività personale.

Quando è importante fare una cosa alla volta

Per evitare di pagare quello che in gergo viene definito costo del cambio, cioè il tempo e l’energia che il nostro cervello impiega per passare da un’attività all’altra, è importante capire quando ci conviene fare una cosa alla volta.

Personalmente, ho notato che quando scrivo, devo allontanare tutto ciò che potrebbe distrarmi, dunque:

• silenzio telefono e chat;
• chiudo le caselle di posta;
• mi rintano in una stanza, dove posso stare concentrata;
• avviso chiunque giri intorno che può disturbarmi solo per portarmi il caffè.

Lo stesso dicasi quando metto ordine ai miei conti e documenti: concentro tutta l’attività in un unico giorno al mese e dedico tutto il tempo che serve a bollette, fatture, estratti conto e budget.

Ho capito nel tempo che, più sono concentrata, meno errori faccio e prima termino il lavoro. Ergo, la mia produttività aumenta.

Il mio cervello ha bisogno di massima concentrazione anche quando leggo o studio. Ah, quale tempo migliore per fare solo questo nelle prime ore del mattino, mentre là fuori il mondo è ancora addormentato!

Se penso ai piccoli infortuni che ho avuto in casa, realizzo che effettivamente erano tutti legati al voler sbrigare più faccende contemporaneamente, pensando di ottimizzare e fare più presto. Niente di più sbagliato.

Una volta, mentre stavo trasportando una pesante cesta, scivolai sul pavimento bagnato e finii al pronto soccorso con una profonda ferita all’altezza del gomito destro.

Un’altra volta, avevo invitato alcuni amici a pranzo ed ero in ansia perché un po’ in ritardo rispetto ai tempi che io stessa mi ero data. Dunque, finché stavo rimestando il risotto, condivo l’insalata. Probabilmente non mi bastava, così – senza pensarci – aprii la pentola a pressione che ancora conteneva del vapore e mi provocai una dolorosissima ustione di terzo grado.

Da queste esperienze personali, ho dedotto che ci sono momenti in cui sono davvero produttiva e salvaguardata solo se faccio una cosa alla volta, per esempio quando:

1. studio una materia nuova o particolarmente ostica. Se mi concentro totalmente nella lettura, sottolineatura, creazione di schemi riepilogativi, comprendo meglio e imparo più velocemente;
2. scrivo contenuti come relazioni, analisi, report, progetti, piani, verbali, articoli, post.
3. in casa salgo e scendo scalette, quando maneggio pentole bollenti, quando uso oggetti appuntiti;
4. lavoro con i numeri, che devo far tornare al centesimo;
5. mi dedico a me stessa e voglio essere pienamente presente nel momento e percepire il mio benessere attraverso tutti i sensi.

Osservandomi, ascoltandomi ed elaborando gli esiti degli episodi nei quali sono stata insieme carnefice e vittima, ho capito che dedicandomi in modo concentrato quando faccio queste attività, impiego meno tempo, ottengo risultati migliori e scanso il più possibile gli infortuni.

Dunque, la mia produttività personale aumenta, e mi rimane pure il tempo per fare le cose meno impegnative in modalità multitasking.

Programmare la settimana lavorativa e personale

La programmazione lavorativa e personale, settimanale e quotidiana, soprattutto per noi donne lavoratrici, può sembrare superflua e scoraggiante.

Tanto, mi direte, ne nascono di nuove in ogni momento; pensi di aver programmato ogni cosa e di avere tutto sotto controllo e, improvvisamente, emergono urgenze o imprevisti.

In realtà, è proprio grazie alla programmazione che chi, come noi, ha molte responsabilità familiari e lavorative può ottenere grandi benefici anche per la gestione di urgenze ed imprevisti.

Esistono alcuni strumenti e tecniche che possono aiutarci a programmare le attività ed organizzare il nostro tempo nella settimana in modo efficace, mantenendo il focus sulle priorità e scansando il rischio di dimenticare impegni e scadenze.

Una delle tecniche che personalmente trovo più efficaci per la programmazione settimanale del mio tempo è la matrice di Eisenhower. Si tratta di una matrice che mi aiuta a suddividere le mie attività in base alla loro importanza ed urgenza.

Non solo inquadro immediatamente le attività urgenti, ma riesco anche ad individuare le attività che sembrano urgenti ma non sono importanti per il raggiungimento dei miei obiettivi.

Sta proprio lì l’efficacia di una matrice come questa: mi permette di dare un peso oggettivo all’attività che devo svolgere ed eventualmente eliminarla, delegarla o prorogarla senza troppi sensi di colpa, qualora la mia settimana sia già satura di impegni più importanti e improrogabili.

Con la matrice di Eisenhower alla mano, poi, ogni sera preparo o rivedo la mia to do list di ciascuno dei giorni successivi. In tal modo, riesco a organizzare discretamente il mio tempo, imparando anche a capire come aumentare la produttività lavorativa.

Nota bene: io tengo ogni giorno uno slot di tempo libero da impegni. Non so se capita solo a me, ma questi vuoti si trasformano in vere e proprie benedizioni, perché mi permettono di gestire eventuali imprevisti senza stravolgere la mia programmazione.

Altra cosa che ho imparato sulla mia pelle: se qualche volta non riesco a rispettare il mio piano, non mi biasimo. Anzi, cerco di capire perché è accaduto e mi impegno a migliorare, magari anche solo ritarando i tempi previsti per le varie attività.

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Stare bene per fare bene

Se vogliamo fare bene, dobbiamo innanzitutto stare bene. Hai presente quando l’aereo sta per decollare e un assistente di volo ti invita a ricordarti, in caso di emergenza, di indossare per prima la maschera dell’ossigeno e, solo dopo aiutare i piccoli o gli anziani che ti sono seduti a fianco?

Probabilmente lo diamo per scontato tanto da dimenticarlo: non possiamo prenderci cura degli altri o delle nostre attività se siamo deboli, affaticate, stressate.

Prendersi innanzitutto cura di sé non è un atteggiamento egoistico. Ma una cosa è dirlo, un’altra è farlo per davvero.

Se le sfide della vita quotidiana ci sembrano insuperabili quando stiamo poco bene, sono più facili da affrontare se siamo energiche e abbiamo un atteggiamento positivo.

Ciò premesso, ecco alcuni consigli per aumentare la tua produttività, migliorando il tuo benessere:

• Prenditi tempo per fare esercizio fisico regolarmente. L’attività fisica non solo migliora la salute del corpo, mantenendolo elastico, ma aiuta anche a ridurre lo stress e migliora l’umore, soprattutto se falla all’aperto. Se l’attività fisica non è mai stata tra i tuoi interessi, ricorda che più andiamo avanti con l’età, più ci arrugginiamo. Non è necessario prepararsi per una maratona: le tue giunture e i tuoi muscoli si risveglieranno già con una leggera routine quotidiana. Ho detto routine, cioè ogni giorno, senza eccezioni, alla faccia del freddo, del gelo, della pioggia, della pigrizia, di qualsivoglia scusa. Io ringrazio la mia forza di volontà dei primi tempi: da anni dedico ogni santa mattina dieci minuti ad un ciclo di respirazioni quadrate, una serie di squat, alcune flessioni e un po’ di esercizi con i pesi. Dopo così tanto tempo, lo faccio senza pensarci: è diventata un’abitudine come fare la doccia o lavarmi i denti.
• Trova il modo di gestire lo stress. Eh, bella lì, facile dirlo, molto meno farlo. Anche qui, basta davvero poco: concedersi finché si lavora una breve pausa durante la quale muovere qualche passo, respirare profondamente, fare un po’ di stretching, bere dell’acqua aiuta a allentare la tensione e a fare scivolare via lo stress.
• Sonno ed alimentazione sono anch’essi ottimi strumenti per favorire il nostro benessere. Un pasto serale leggero può migliorare la qualità del nostro sonno. E se ci infiliamo anche un po’ di meditazione prima di coricarci, dormiremo ancora meglio. Lo dichiaro qui: il mio obiettivo di salute dell’anno è integrare la mia routine con due giorni a settimana di digiuno intermittente e tre sessioni serali di meditazione.
• Bacia e abbraccia più spesso chi ti sta vicino. Scegli una parola bella per ogni giorno e mettila in evidenza sulla tua to do list: cambierà magicamente il tuo mood se riuscirai ad integrarla nella declinazione delle tue attività, soprattutto quelle più ostiche.

Crea spazi bianchi per te stessa

Arrivano momenti in cui ho bisogno di isolarmi e occuparmi di me. E basta. Li chiamo spazi bianchi, temporali ma anche fisici; ritagli di solitudine, coccole, introspezione, cura di me.

Amo stare con gli altri e amo godermi la mia famiglia, ma quando ho bisogno di ritrovare me stessa e recuperare energie, mi concedo una passeggiata in solitaria, un week-end alle terme, una fuga al mare o al lago anche solo per un giorno.

O, semplicemente, mi concedo uno spazio di dolce far niente, stesa sul letto in vestaglia, con quel romanzo che da tanto sta sul comodino, in attesa che io mi decida di iniziare a leggerlo.

Complicato restare da sole, se viviamo con la famiglia, abituata a vederci sempre pronte e disponibili. Di fatto, l’unico mezzo per cambiare ciò che è diventato consuetudine è creare un momento di rottura. Invita gli altri ad uscire, a fare quella cosa che con te non sarebbe concessa. Per esempio, la prima volta che convinsi mio marito a uscire da solo con le bimbe ancora piccole, le portò a mangiare hamburger e patatine in quel luogo famoso dove io mai e poi mai sarei andata.

L’obiettivo è creare una routine anche per gli spazi bianchi, pianificandoli e facendo sapere a chi vive e lavora con noi che sono a calendario. È solo così che cresce e prende spazio, in noi e negli altri, la cultura del prendersi cura di sé.

I moderni ambienti di lavoro prevedono la presenza di spazi dedicati al detox e alla rigenerazione. Angoli nei quali le persone si possono appartare per ascoltare musica, meditare, leggere o semplicemente riposare. Questi spazi hanno la grande facoltà di rigenerare fisicamente e mentalmente la persona, che quando torna al proprio lavoro è più creativa e si relaziona positivamente con i colleghi.

Togliamoci di dosso l’idea che ritagliarsi degli spazi sia un lusso per il quale sentirci in colpa. Interpretiamolo invece per ciò che è: un atto d’amore verso la nostra vita e le nostre relazioni, utile anche per comprendere davvero come aumentare la produttività personale e, pertanto, anche come organizzare la giornata di lavoro.

Nel mio profilo qui sotto puoi conoscere meglio chi sono e cosa faccio. Una delle mie attività riguarda proprio la realizzazione di spazi di lavoro che esprimono il brand, fanno stare bene le persone e migliorano le performance delle aziende. Se vuoi saperne di più, contattami.