Come usare Google Drive

Il cloud, che mondo strabiliante!

Ricordate quando dieci anni fa andavamo in giro con una chiavetta per condividere foto e documenti con colleghi, amici, parenti?
Ecco, dimentichiamoci delle crisi di panico perché la chiavetta era rimasta a casa, qualcuno si dimenticava di restituircela o era finita in qualche borsa, ma non sapevamo più quale.

Con il cloud tutti i tuoi documenti sono a portata di dito, sempre disponibili sul pc, sullo smartphone o sul tablet, pronti per essere condivisi con chi ti pare e piace.

Poi certo, io continuo a dimenticare a casa il pc o perdere lo smartphone in fondo alle borse come capitava con la chiavetta, ma questo è un altro discorso 😊

Tornando alle piattaforme cloud per lo storage e lo sharing, ovvero ai sistemi per l’archiviazione e la condivisione dei documenti, on line ci sono una marea di soluzioni, ma se senti dire che una vale l’altra mi dispiace deluderti.

Alcune piattaforme sono davvero migliori di altre e tra tutte ho deciso di dedicare questo articolo a come usare Google Drive perché è quello che usiamo nel gruppo Le Rosa, che uso personalmente per i testi web che scrivo e perché sì, ho un debole per Mr Google e tutti i suoi prodotti, comprese sciarpe, tazze e merchandise vario.

Vediamo quindi come si accede a Google Drive, come si caricano e condividono i documenti e come utilizzare i fogli di testo, l’equivalente dei fogli word ma firmati Google.

PS. Fra qualche settimana prometto che aggiorno l’articolo e vi spiego anche come lavorare con i fogli di calcolo, fare le presentazioni e i questionari.

Accedere a Google Drive

Hai una mail con Gmail? Allora Google Drive ce l’hai già!

No, non agitarti, nessuno sta cercando di rubare i tuoi dati o attivare funzionalità a tua insaputa.

Google Drive fa parte dello stesso pacchetto Google e quando apri una mail con Google tutti i suoi servizi sono inclusi. È lo stesso che accade quando acquisti il caro vecchio pacchetto Office e ti ritrovi con il servizio di posta Outlook e, come per magia, anche con Word, Excel e Power Point.

Appurato che Google Drive è incluso in Gmail, quindi, se hai una mail che finisce con @gmail.com ti basta cercare Google Drive su Google, cliccare sul primo risultato di ricerca e fare Accedi. Se non entri in automatico inserisci il tuo indirizzo che finisce con @gmail.com, la password che usi di solito, e il gioco è fatto.

Se non hai Gmail e leggi la posta elettronica da altre piattaforme, invece, dovrai creare un account Google per accedere a tutte le funzionalità targate Big G: Google Drive in primis, ma anche Youtube, Google Calendar, Google Photo, Google Keep – che io adoro per fare la spesa –, Google My Business e compagnia bella.

Per creare un account Google senza usare Gmail, accedi alla schermata di registrazione e clicca su “Crea un account” e poi su “per uso personale”. Quando ti si apre la schermata che ti propone di creare un nuovo indirizzo @gmail.com, clicca su “usa invece il mio indirizzo mail corrente” e scegli una nuova password.

Se invece vuoi utilizzare Google Drive solo per vedere documenti che gli altri condividono con te non è necessario avere un account Google, a condizione però che chi ha condiviso il file ti dia accesso.

In questo caso, Google Drive ti manda una mail automatica per conto del proprietario del documento che dice “Qualcuno ha condiviso con te un elemento“.

Nella mail trovi il tasto APRI e se lo clicchi vedi il documento in questione, sia esso un file di testo, un’immagine o un foglio di calcolo.

Attenzione però: anche se vedi il documento non stai accedendo al tuo Google Drive, ma sei ospite nel Google Drive di chi ha condiviso il file con te e puoi vederlo o scaricarlo in base alle opzioni di condivisione che il proprietario ha deciso per quel documento specifico.

Per farla breve:

se vuoi davvero utilizzare Google Drive devi avere un account Google, creato da gmail o da un altro account di posta non cambia, mentre se vuoi solo dare un’occhiata puoi usare un qualsiasi indirizzo di posta elettronica e accedere ai file di altri senza registrarti, a patto che loro ti diano accesso.

Piccola postilla: gli account Gmail aziendali.

Lo spazio Google Drive è incluso anche alle mail che non finiscono con @gmail.com se la tua azienda ha scelto di usare un account aziendale collegato a Google Workspace, come faccio io.

La mia mail finisce con il dominio dillosulweb, che è il nome del mio blog, ma è a tutti gli effetti una mail Gmail, perché è stata creata con Google Workspace. Se utilizzi Google Drive a livello personale forse è meglio se crei una gmail a tuo nome, ma se volessi integrare questa piattaforma cloud per la tua attività, ti consiglio di valutare la registrazione a Google Workspace che è studiato proprio per le aziende.

Se ti spiego come funziona Google Workspace in questo articolo rischiamo di dilungarci troppo, ma se ti interessa fammelo sapere, così gli dedicherò volentieri un altro post.

Caricare e condividere file e cartelle

Ora che abbiamo chiarito come si entra, vediamo di orientarci.

Google Drive funziona esattamente come un archivio e ogni volta che entro mi sembra di essere davanti allo scaffale con tutti i progetti meccanici che mio padre aveva nella sua officina.

Tanti ripiani, uno per ogni cliente, e su ogni ripiano tanti faldoni rossi, uno per ogni progetto. All’interno di ogni faldone, tante cartellette, una per ogni lotto di produzione. All’interno delle cartellette disegni tecnici, specifiche del materiale, schede di controllo qualità, foto, appunti di produzione e tutto quello che riguardava quel lotto specifico.

Google Drive funziona allo stesso modo, solo che le cartelle sono virtuali, ti accompagnano ovunque e possono essere condivise in blocco o singolarmente. Cioè?

Andiamo con ordine.

Quando hai un documento sul pc e vuoi averlo sempre a portata di mano, accedi alla piattaforma e trascinarlo nel faldone giusto di Google Drive oppure clicca su

> > Nuovo – Caricamento di file

E aggiungi il tuo documento all’archivio.

Il tuo documento viene caricato nel cloud e sarà sufficiente accedere al tuo account Google Drive da qualsiasi dispositivo connesso a internet per vederlo.

Una volta aggiunto, inoltre, puoi spostare il documento in una cartella specifica o scaricarlo su un altro pc usando il menu che si apre con i tre puntini a destra di ogni file.

Oltre a organizzare al meglio il tuo archivio e portartelo sempre appresso, però, Google Drive ti permette anche di condividere i file.

Cosa significa?

Con Google Drive ogni documento viene messo sottochiave, ma tu puoi decidere di dare accesso a tutti i documenti, a cartelle specifiche o a singoli documenti in ogni momento.

Sempre usando il menu dei tre puntini a destra del file, infatti, clicca su “Condividi” e scegli con chi e come condividere singoli documenti o cartelle.

Tramite Google Drive puoi condividere i tuoi file scegliendo:

• Persone specifiche tra i tuoi contatti che avranno accesso al file e scegliere che grado di accesso avranno, ovvero se saranno Editor e potranno modificare i file, se saranno Commentatori e potranno lasciare commenti sui file senza modificare l’originale, o se potranno solo vedere i tuoi documenti senza apportare modifiche.
• Scegliere per quanto tempo i singoli account avranno accesso al file.
• Dare accesso a tutti coloro che hanno il link di accesso a quel documento specifico e anche in questo caso scegliere se saranno editor, commentatori o visualizzatori.
• Dare accesso a tutti i tuoi collaboratori ovvero a tutti coloro che accedono a Google Drive con una mail aziendale che fa parte del tuo Google Workspace.

Inoltre, così come tu condividi file, anche tutti gli altri utenti di Google Drive possono darti accesso ai loro contenuti.

I file condivisi con te sono visibili nella colonna di sinistra alla voce “Condivisi con me” e, in base al grado definito dal proprietario del file, potrai avere accesso al suo archivio come visualizzatore, editor o commentatore.

I tuoi file e le tue cartelle, invece appariranno alla voce “Il mio Drive” e se hai scelto di condividerle sopra alla cartella vedrai la sagoma di una persona, proprio per ricordarti che quella cartella è visibile anche ad altri.

Insomma, con Google Drive non devi più andare in giro con la tua chiavetta e copiare cose quando vedi gente, ma puoi startene tranquilla a casa, al mare, al parchetto con i bimbi e intanto condividere documenti e guardare, commentare o addirittura modificare i file condivisi con te.

Solo pratico? Io lo ritengo geniale, e non è tutto.

Utilizzare fogli word di Google Drive

Su Google Drive puoi caricare qualsiasi tipo di documento: foto, pdf, fogli Excel, fogli Word e, ovviamente, fogli di testo Google Drive, che sono l’equivalente dei fogli Word.

Per utilizzare i fogli Docs di Google Drive devi avere un account Google collegato alla tua Gmail o alla mail che usi di solito. Se ancora non l’hai creato ti consiglio di rileggere la prima parte di questo articolo e farlo il prima possibile perché è arrivato il momento di rivoluzionare il tuo modo di scrivere al pc e creare documenti.

Per creare un nuovo documento di testo Google, vai sul tuo Google Drive e clicca su:

> > Nuovo -> Documento Google Drive

Ti si aprirà una nuova scheda del browser che assomiglia in tutto e per tutto a Word e dove puoi iniziare a scrivere i tuoi contenuti modificando font, spaziature, stili, tabelle, intestazioni.

Questo documento verrà salvato in automatico in Google Drive per evitare di perdere il lavoro fatto, ma ci sono due cose dei fogli di Google che sono ancora più belle: le condivisioni e i commenti.

In alto a destra della schermata con il foglio di testo trovi infatti il tasto “Condividi” che ti permette di condividerlo secondo le regole di Google Drive che trovi sopra.

Se agli altri account dai accesso come editor, sull’area dove stai scrivendo i tuoi contenuti appariranno delle linee colorate, una che indica quello che stai scrivendo tu e una, di colore diverso dal tuo, che indica cosa sta scrivendo ogni altro account che ha accesso al file.

Inoltre, all’interno del testo puoi aggiungere commenti taggando gli altri account, che riceveranno delle notifiche per collaborare con te alla stesura del contenuto e si verrà a creare una chat di gruppo collegata al documento.

In pratica è come se vi mettesse tutti attorno a un enorme tavolo virtuale con un grande foglio al centro, armati di pennarelli colorati, e collaboraste alla creazione di un documento.

Inoltre, con la funzione cronologia potrete anche recuperare il lavoro che avete fatto e cancellato per errore, oppure recuperare parte di testo che non vi convinceva del tutto, ma che dopo qualche tempo non risulta poi così male.

Questo è fattibile sia con i fogli di testo che con i fogli di calcolo, l’equivalente di Excel, ma per ora fermiamoci qui 😊

Ti lascio un po’ di tempo per prendere dimestichezza con l’apertura dell’account e i fogli di Google Docs e poi torno ad aggiornare questo articolo con qualche dritta per usare i fogli di calcolo e una vera chicca: i questionari Google.

Nel frattempo puoi scrivermi per farmi domande o per chiedermi qualche funzionalità di cui hai sentito parlare, ma non ti è molto chiara.

Ci sentiamo presto.