Come usare Google Calendar

Se guardi bene, ad agosto e a dicembre, potresti trovarmi davanti alla vetrina della tua cartoleria di fiducia, imbambolata ad ammirare le agende nuove, fresche di stampa e con mille impegni ancora da scrivere. Vorrei comprarle tutte, dalle più classiche molto da Business Woman, fino alla Comix e alla Smemo per tornare con la mente agli anni della scuola.

Poi mi fermo un attimo a riflettere e mi dico: chi me lo fa fare?

Per anni ho portato in borsa agende piene zeppe di promemoria, attività e appuntamenti, numeri di telefono e scarabocchi presi sulle domeniche, quando l’unico impegno era il pranzo di famiglia. C’erano addirittura dei periodi dell’anno, a cavallo tra un’agenda e l’altra, in cui mi portavo appresso sia quella vecchia che quella nuova, e il primo dell’anno lo passavo a trascrivere i promemoria ever green da un’agenda all’altra, come il mio numero di partita IVA, che dopo 12 anni ancora non so a memoria, i numeri di telefono d’emergenza e qualche indirizzo importante.

Questa zavorra me la sono portata appresso fino al 1° gennaio 2019, quando nella borsa dovevo mettere pannolini, biberon, giochi Lego, e mi sono trovata costretta a scegliere se mettere in borsa il telefono o l’agenda, oppure capire come usare Google Calendar e spostare l’agenda nel Cloud.

Inutile dire che la scelta è ricaduta su quest’ultima opzione.

Google Calendar mi ha rivoluzionato la vita, un po’ come aveva fatto Google Drive qualche anno prima. In meno di 300 grammi, il peso medio di uno smartphone, potevo portare con me tutte le agende che volevo, vecchie, nuove e di un futuro lontano, e non solo le mie!

Imparare a usarlo mi ha chiesto giusto qualche giorno di pratica. Il primo appuntamento l’ho segnato su agosto invece che febbraio e ho attivato una notifica senza saperlo alle 3 del mattino, ma già alla fine della prima settimana ero una scheggia e sembrava che usassi Google Calendar da sempre.

In questo articolo voglio condividere con te proprio gli aspetti che ho trovato più ostici all’inizio, così da aiutarti a superarli in meno di 7 giorni, liberare spazio nella tua borsa e organizzare meglio la tua vita!

Accedere a Google Calendar

Per accedere a Google Calendar è sufficiente avere un account Gmail: il calendario, così come tanti altri servizi Google, è integrato con la tua posta elettronica.

Se non hai un account Gmail, puoi sempre registrati a Google Calendar con il tuo attuale indirizzo di posta così come ti avevo già spiegato per accedere a Google Drive.

Anche qui devi cercare Google Calendar su Google e cliccare sul primo risultato.

In alto a destra clicca su Accedi e poi su Crea un account.

Ti verrà chiesto di inserire:

• Nome
• Cognome
• Anno di nascita
• Sesso

A questo punto Google ti propone alcuni indirizzi Gmail basati sui tuoi dati, ma puoi cliccare su “usa il tuo indirizzo di mail corrente” per inserire la tua mail attuale e procedere con quella senza creare una nuova casella di posta.

Una volta entrata, vedrai sulla schermata un calendario con illuminata la giornata di oggi.

In alto a destra puoi modificare la visione, per avere sott’occhio tutto l’anno, un mese, una settimana o un giorno. Puoi cambiare questa impostazione tutte le volte che vuoi.

Io, per esempio, se devo vedere i compleanni e le scadenze delle bollette preferisco l’opzione Anno. Cliccando su un singolo giorno mi si apre l’elenco delle scadenze e dei compleanni previsti per quel giorno e riesco a ricordarli meglio.

Per gli impegni familiari guardo tutto il mese, per avere allenamenti sportivi e visite mediche sotto controllo, mentre per il lavoro preferisco la visione Settimana, ma questo è solo il mio modo di organizzare l’agenda: ognuno può scegliere il suo preferito e cambiarlo all’occorrenza.

Dopo che hai definito la schermata che vuoi vedere ora, è giunto il momento di aggiungere i tuoi impegni, ma prima facciamo un po’ di chiarezza sul perché in Google Calendar si parla di calendari al plurale.

Creare un nuovo calendario

Come ti anticipavo, una delle cose più belle di Google Calendar è che puoi avere tante agende diverse quante sono le tipologie dei tuoi impegni: famiglia, bambini, lavoro, personale,…

Al primo accesso troverai installato di default un calendario personale, ovviamente ancora vuoto.

In basso a sinistra troverai la voce I tuoi calendari e ti basterà fare + su Altri calendari per crearne uno nuovo o iscriverti a uno già esistente.

Con Google Calendar, infatti, puoi avere dei calendari di tua proprietà, oppure accedere a calendari di altri, selezionando l’indirizzo del proprietario del calendario e chiedendogli accesso.

Perché può essere utile?

Io ho chiesto accesso al calendario di mio marito, così so quando è libero per occuparsi dei bimbi, ma ho anche accesso al calendario del mio referente per un progetto di ottimizzazione contenuti, così so quando posso disturbarlo e quando è impegnato con altri.

Questa cosa vale anche per i tuoi calendari.

Quando crei un nuovo calendario, puoi dargli un nome, un colore da assegnare a questa tipologia di appuntamenti e condividerlo con altri. Inoltre, per i tuoi calendari, puoi anche definire se le altre persone che hanno accesso vedranno i dettagli dei tuoi appuntamenti, o vedranno solo se sei occupata o meno. Questa seconda opzione è molto comoda per far sapere che sei già impegnata, senza dover giustificare il perché e il percome.

Una volta creato il tuo calendario, o quando i tuoi contatti hanno accettato di condividere con te il loro, l’elenco di tutte le agende apparirà nella colonna di sinistra.
Ti basta cliccare sul quadratino colorato per scegliere se mostrare sui vari giorni gli impegni collegati a un calendario specifico oppure nasconderli momentaneamente.

Creare un evento su Google Calendar

Quando hai definito i vari calendari da usare, è arrivato il momento di creare il tuo primo appuntamento.
Puoi farlo in due modi:

• Cliccare sul tasto crea in alto alla colonna di sinistra e scegliere Evento
• Cliccare sul giorno in cui vorrai fissarlo

In entrambi i casi ti si aprirà una schermata in cui devi inserire il titolo da dare all’appuntamento e il giorno e l’ora in cui si svolge.

In questa schermata, potrai anche aggiungere:

• I nomi delle persone che saranno con te, per condividere con loro questo evento specifico
• Una call con Google Meet alla quale potranno accedere i partecipanti all’appuntamento
• Il luogo dell’appuntamento
• Eventuali note aggiuntive
• Il calendario di riferimento

Cliccando su altre opzioni, puoi definire altri dettagli che possono essere utili.

Ad esempio, puoi scegliere di rendere questo appuntamento ricorrente. Io uso molto questa funzione per gli allenamenti sportivi: segno l’appuntamento a inizio stagione e faccio in modo che si ripeta sempre uguale ogni settimana fino alla fine dell’anno.

Puoi poi scegliere di aggiungere una notifica, per fare in modo che Google Calendar ti ricordi quell’appuntamento. L’impostazione di default prevede una notifica 10 minuti prima dell’evento, ma puoi fissarlo anche giorni e settimane prima se può esserti utile.

Inoltre, puoi scegliere se per quell’appuntamento sarai Occupato o Disponibile, ovvero se sarà possibile aggiungere altri eventi in quello slot orario e se sarai presa da un determinato appuntamento e nessuno dovrà disturbarti. Questa funzione è utile quando condividi un calendario con altri, ad esempio potresti segnare i giorni in cui sei in ufficio, dando ai tuoi colleghi la possibilità di fissarti degli incontri, oppure segnare appuntamenti fuori ufficio con l’opzione Occupato per evitare sovrapposizione di impegni.

Nella sezione Descrizione dell’evento, puoi anche collegare a uno specifico appuntamento dei tuoi documenti Google Drive, ad esempio fogli di calcolo o fogli Word di Google che verranno utili durante l’incontro.
Per attivare questa funzionalità devi accedere a Google Calendar con la stessa mail che usi per Google Drive e mentre crei l’evento, cliccare sul simbolo della graffetta che indica gli allegati.

Per sapere come usare Google Drive, leggi l’articolo che ho già pubblicato dove ti spiego nel dettaglio come accedere a questo servizio gratuito e come creare e condividere documenti.

Tornando invece a Google Calendar, cliccando sulla graffetta, ti si aprirà una schermata dove vedi tutti i documenti che hai caricato su Google Drive ed è sufficiente cliccare su quello che ti serve per vederlo allegato all’evento e renderlo disponibile a tutti i partecipanti.

Quando hai inserito un titolo per l’evento, l’ora in cui si svolgerà e tutti gli elementi aggiuntivi che ti possono servire, clicca su Salva e il tuo appuntamento sarà correttamente aggiunto alla tua agenda.

Su Google Calendar esistono tre diverse tipologie di eventi: promemoria, attività e appuntamento.

Prima di spiegarteli nel dettaglio, però, ti lascio del tempo per prendere dimestichezza con la creazione dei calendari e degli eventi.

Tornerò fra un mesetto ad aggiornare questo articolo e darti ancora qualche dritta per gestire al meglio tutti i tuoi impegni con Google Calendar.

Nel frattempo, fammi sapere se hai trovato utili i miei consigli e condividili con amici, parenti e conoscenti che vogliono mettere ordine alle loro agende, ma non hanno ancora trovato un modo efficace per farlo!