Cosa fa una wedding planner?

Un viaggio nella professione della wedding planner per scoprire, senza stereotipi, perché è preferibile averla a fianco nei preparativi per il matrimonio.

Pianifica, organizza coordina il matrimonio

Una vera manager.

La wedding planner professionista, prima ancora che una creativa o una persona capace di entrare in empatia con gli altri, è un’attenta stratega.

Il matrimonio è un evento complesso che va organizzato con grande attenzione ai dettagli e la capacità di avere una visione d’insieme: sembra un’ovvietà, ma proprio per questo viene sottovalutata.

La wedding planner deve prendere i desideri, i gusti e il budget degli sposi per farne un capolavoro.

In genere, il primo momento in cui viene coinvolta è la scelta della data.

Alcuni sposi arrivano già con le idee chiare e, in generale, la loro scelta viene rispettata. Ma a volte è opportuno farli riflettere sull’opportunità o la possibilità che il giorno del matrimonio sia spostato.

Come il caso in cui si vogliano sposare in chiesa il Sabato Santo, o desiderino una location in un periodo in cui è prevista un’importante ristrutturazione.

Per la wedding planner nulla è scontato.

Una volta stabilito il “quando” è il momento di pensare al “quanto”.

Oggi gli sposi sono molto informati e arrivano spesso con un budget ben preciso da destinare all’organizzazione delle nozze. Altre volte, il preventivo di spesa va individuato con la wedding planner,  incrociando possibilità economiche e desideri dei futuri coniugi.

Purtroppo, capita di dover riportare gli sposi alla realtà: è un compito difficile mettere in discussione un sogno coltivato per tanto tempo.

Ma la wedding planner saprà spiegare quello che ragionevolmente può essere compreso nel budget, spostando se necessario le spese da una voce all’altra per assecondare i desideri più importanti.

Tutto questo senza incidere sulla realizzazione o lo stile del matrimonio.

Una supervisione esperta aiuta soprattutto a evitare errori fatali, come quello di trascurare le cosiddette “spese nascoste”.

È il collegamento tra gli sposi e il resto del mondo

La wedding planner è un filo d’oro che collega gli sposi a tutte quelle persone che sono interessate dallo svolgimento del matrimonio.

In primis i la gestione dei fornitori.

Per gli sposi sembra inizialmente semplice interfacciarsi con tutti coloro che dovranno intervenire nell’organizzazione del matrimonio: ma queste sono relazioni che, se non gestite con la massima professionalità, possono rivelarsi pericolose.

Un po’ perché gli sposi, a volte, propongono soluzioni che non tengono conto dell’effettivo impiego di materie prime o di personale: dall’altra parte, i fornitori interessati cercano di tutelare i loro interessi e di ottenere le condizioni per lavorare nel migliore dei modi.

Nel tira e molla che si viene a creare, una terza parte, che ha una visione d’insieme e come unico obiettivo la perfetta riuscita dell’evento, risulta decisiva.

La wedding planner è una figura cruciale in tutte le fasi del matrimonio. Ce ne sono alcune, però, che la vedono particolarmente impegnata, come:

  • la definizione del prezzo delle forniture e dei professionisti (l’esperienza serve a capire quando si può contrattare e quando no).
  • La lettura e supervisione del contratto. Si sono chiesti gli sposi se nel prezzo del catering il vino o la torta nuziale sono stati inclusi? Non è sempre così scontato. Nulla lo è.
  • La gestione di tutta la fornitura di materiali e servizi, dalle partecipazioni all’allestimento floreale, dalla musica al menu, dal rito nuziale al taglio della torta nulla sfuggirà al suo sguardo attento.

A volte, la wedding planner si rivela utile anche nella gestione dei rapporti familiari.

Capitano sposi che si sentono in dovere di accontentare i genitori, benché certe scelte non siano di loro gusto. In questi casi, il tatto della professionista è risolutivo: nel capire se ci sono margini di ragionamento o se fare scelte diverse porterebbe a incrinare dei rapporti. Gli equilibri familiari sono delicati e con l’uso del buon senso si possono trovare soluzioni che accontentino tutti.

Il giorno del matrimonio, la wedding planner sarà poi l’abbraccio riservato e discreto che collegherà gli sposi agli invitati.

Sarà lei a fare “gli onori di casa”, lei a risolvere i piccoli inconvenienti e imprevisti, lei gestirà gli ospiti esigenti in modo che gli sposi possano godersi il loro giorno.

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Ma la prima regola della wedding planner è che nessuno si accorgerà della wedding planner.

La wedding planner è il tuo problem solving

Sì perché, in fin dei conti, il gran lavoro della wedding planner si può risolvere in un unico enorme compito: risolvere, senza troppo apparire, tutti i problemi collegati all’organizzazione del matrimonio, dal momento in cui prende in mano la situazione e fin dopo le nozze.

L’organizzazione di un matrimonio è un po’ come quei problemi di scuola, in cui oltre a trovare il risultato, bisognava prima ricercare i dati mancanti.

La wedding planner fa proprio questo: ricerca i numeri nascosti, cerca i punti critici, quelli che poi potrebbero effettivamente diventare dei problemi, e li risolve a monte.

Come consigliare gli sposi che vogliono un banchetto sotto le stelle di predisporre un piano b in caso di maltempo, o prevedere che i bambini potrebbero rendere troppo vivace il momento del taglio della torta tra decine di palloncini.

L’evento nozze è veramente molto complesso: ci si sposa, grossomodo, una sola volta nella vita e soprattutto se è la prima, gli sposi non possono sapere tutto quello a cui vanno incontro.

Ogni matrimonio è un caso a sé, che dipende da tante variabili. La location, l’orario, le distanze, il numero degli invitati, la loro età.

Anche se l’organizzazione fila liscia, un elemento da non tralasciare è l’emotività degli sposi e delle persone a loro vicine.

La tensione, soprattutto a ridosso della data, può farsi sentire e portare a vere e proprie crisi, a ripensamenti, a mettere in discussione tutto.

In quel caso, avere una persona che riporti lucidità e che con calma rimetta ogni cosa al suo posto, è un aiuto inestimabile.

I preparativi del matrimonio convogliano un bagaglio enorme di stress, a volte facendo emergere problemi sommersi altre creandone di nuovi: perché non risparmiarsi una buona parte di agitazione grazie all’aiuto di qualcuno che attraverso queste dinamiche ci è già passato moltissime volte?

E cosa fa una eco wedding planner?

Una ecowedding planner fa… tutto quello che fa la wedding planner che non ha il prefisso eco.

Solo che lo fa con uno sguardo all’ecosostenibilità, cercando di evitare sprechi e cercando soluzioni che, a parità d’effetto, facciano meno male all’ambiente.

Resta inteso che gli sposi sono i protagonisti assoluti delle loro scelte: una ecowedding planner non imporrà opzioni non gradite. Suggerirà semplicemente delle alternative che dovranno essere completamente accettate dagli sposi.

Ad esempio, potrà suggerire un addobbo floreale che tenga conto della stagionalità, proporre materiali ecocompatibili per partecipazioni e bomboniere, organizzare una pioggia di petali e semi al posto del lancio del riso, prediligere fornitori autoctoni sia per una questione di riduzione delle emissioni di Co2, sia per incentivare l’economia locale.

Per gli sposi particolarmente sensibili all’argomento, ci si potrà spingere nel ricercare un abito ecosostenibile per la sposa, scegliere ristorante o catering che non prevedano l’uso di stoviglie di plastica (molto usate per i finger food, gli aperitivi o il banco dei dolci), individuare una make-up artist che adotti prodotti naturali, organizzare un viaggio di nozze all’insegna della sostenibilità e della solidarietà.

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