Galateo aziendale, la guida completa

Come in tutti gli ambienti sociali, anche in azienda è importante favorire la buona convivenza attraverso un vero e proprio galateo aziendale.  Nel mondo aperto, globalizzato, interculturale del terzo millennio, siamo sempre più spesso a stretto contatto (fisico o virtuale) con persone che hanno abitudini, culture e sensibilità diverse dalle nostre. Per integrarci in modo virtuoso ed evitare spiacevoli imbarazzi (nostri e altrui) è importante conoscere e rispettare le buone regole del galateo.

In questo articolo ho raccolto le regole di galateo aziendale e costruito una guida completa,  esplorando vari ambiti: l’abbigliamento, gli ambienti, la corrispondenza, i pranzi e le cene di lavoro e infine le relazioni lavorative.

L’abbigliamento

Se è vero che scegliere l’abbigliamento giusto  per il contesto nel quale ci troviamo è uno degli elementi chiave per stare bene e far stare bene, indossare abiti adeguati in azienda non comporta la perdita della nostra personalità, ma significa tradurla in un linguaggio che ci permetta di integrarla raccontando molto di noi.

La bella notizia è che l’abbigliamento formale degli anni passati è stato archiviato in quasi tutti i contesti lavorativi, sia in Italia che all’estero. Godiamo quindi di maggiore libertà di esprimere noi stesse, valorizzando comunque le le nostre competenze professionali.

Ci basterà rispettare alcune regole di base del galateo aziendale e potremo davvero sentirci a nostro agio anche all’arrivo improvviso di un cliente o se convocate all’ultimo minuto a una riunione importante, magari con l’AD.

Vediamole una ad una.

• Scarpe:  se ci piacciono i tacchi, scegliamo un’altezza adeguata a slanciare la figura e a muoversi in scioltezza. Lasciamo altezze esagerate e plateau (se dovessero tornare di moda) alle cene galanti e alle serate in discoteca. Sandali, si, ma solo se la pedicure è impeccabile.
• Camicette e maglieria:  sono assolutamente da evitare le scollature profonde, le trasparenze spinte e la lingerie a vista. D’estate dimentichiamo canotte o spalline e preferiamo la manica, combattendo la calura scegliendo tessuti leggeri e naturali che favoriscano la traspirazione.
• Lunghezza di abiti e gonne: vogliamo essere sempre al top? allora scegliamola al ginocchio o longuette. Non c’è gamba giovane, tonica, abbronzata e glabra che tenga: le minigonne meglio lasciarle fuori dal contesto aziendale.
• Pantaloni sono grandi alleati, soprattutto quando hanno un taglio morbido e una forma che valorizza il nostro fisico.
• Jeans: davvero comodi (soprattutto nelle versioni elasticizzate) e se ben abbinati ci garantiscono degli outfit impeccabili. Lasciamo perdere i modelli strappati e concentriamoci sui tagli: larghi o skinny, stretti o a zampa e abbiniamoli come più ci piace a tacco, camicia, blazer, cardigan.
• Accessori: i bijoux sono sinonimo di femminilità e comunicano la nostra individualità.  Piace a tutte giocare con orecchini, collane, bracciali, spille, fermagli.  Il galateo aziendale del terzo millennio è benevolo nei confronti di questa espressione di sé, basta non esagerare nella quantità. Seguiamo dunque il suggerimento di Coco Chanel e guardiamoci allo specchio ancora una volta prima di uscire: togliendo qualcosa, valorizziamo il resto.

Infine, la regola delle regole: il galateo aziendale non tollera strappi, bottoni staccati, scuciture, smagliature, macchie, tacchi rovinati, scarpe sporche, capelli in disordine e trucco pesante.

 “Avant de sortir, jetez un dernier coup d’oeil dans le miroir et enlevez un accessoir.” (Coco Chanel)

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Gli ambienti

Gli spazi di un’azienda sono a disposizione sia di chi vi lavora ma anche di chi ci viene in visita. Sono ambienti di tutti e comunicano molto più di quanto si possa pensare: non solo trasmettono l’immagine dell’azienda e quindi raccontano molto di chi l’ha fondata, ma raccontano anche l’attaccamento che i collaboratori hanno per il lavoro e per l’organizzazione.

Sarà capitato a tutte di entrare in un’azienda e di trovare cartelli affissi ovunque che invitano a rispettare una serie di regole. Che si tratti di pulirsi le scarpe sullo zerbino prima di attraversare l’ingresso, o di riordinare la propria postazione di lavoro a fine giornata, sembra quasi che senza raccomandazioni, le persone dimentichino le regole della buona educazione.
Cosa ci raccomanda il galateo aziendale?
Pulizia e ordine innanzitutto. Anche se durante la settimana la squadra delle pulizie viene armata di ramazze, strofinacci, detergenti e buona volontà, è buona regola di galateo intervenire nel caso malaugurato in cui abbiamo sporcato. E per mantenere l’ordine, ricordiamoci alcune semplici regole:

• • richiudi ciò che hai aperto;
  • raccogli ciò che ti è caduto;
  • dopo averlo usato, rimetti al suo posto ciò che hai preso.

Una particolare attenzione va posta agli oggetti che ci vengono affidati per svolgere il nostro lavoro. Il galateo aziendale ci ricorda che siamo custodi degli strumenti e che è nostro compito segnalare eventuali rotture o malfunzionamenti, in modo da permettere a chi è incaricato di attivarsi per le manutenzioni o le sostituzioni.

E’ importante anche evitare di sprecare i materiali di consumo, e avere cura di segnalare quando si esauriscono.

E’ anche bene prepararsi alla rivoluzione delle scrivanie. Se fino a ieri la nostra postazione era una e la possibilità che cambiasse era davvero remota, con l’avvento dello smart working (quello vero, del futuro) sarà probabile che ci ritroveremo a condividere la stessa scrivania con qualche altro collega. Quindi, stop ai cassetti rifugio di effetti personali. Osservare il galateo aziendale significherà sgombrare gli oggetti inutili e troppo personali dalla scrivania e dalle sue pertinenze, permettendo a coloro che la useranno alternativamente a noi di sentirsi a proprio agio.

Ci sono infine gli ambienti comuni, quelli che appartenendo a tutti sembra che non appartengano a nessuno. L’archivio, le toilette, la cucina, la mensa, l’area break, le aree verdi e i parcheggi auto sono spazi importanti per la funzione, ma spesso trascurati. E’ galateo che tutti si occupino di questi spazi, magari dopo aver predisposto alcune efficaci regole che invitino al prendersene cura.

La corrispondenza

La corrispondenza in azienda passa oramai quasi esclusivamente attraverso le mail. Semplici, PEC, esterne o interne che siano, le mail ci permettono di comunicare costantemente e in tempo reale con qualunque interlocutore, in ogni parte del mondo.

Ecco le linee guida del galateo aziendale per l’uso di questo strumento così potente ed efficace che, proprio perché tale, va usato e non abusato. Chiediamoci innanzitutto se quella mail che stiamo per scrivere sia davvero necessaria. Potremmo cavarcela con una telefonata o chiedendo un confronto veloce, soprattutto quando dobbiamo comunicare internamente. Se poi riteniamo che la mail sia l’unica modalità adatta al nostro caso, procediamo concentrandoci su tutti i seguenti dettagli.

• Destinatari: controlliamo che l’indirizzo del destinatario o dei destinatari sia quello corretto. Un doppio check ci eviterà di inviare informazioni (anche delicate) ai soggetti sbagliati.
• Copia conoscenza: prima di inserire indirizzi in questo campo, chiediamoci se è davvero necessario che queste persone vengano coinvolte, soprattutto quando stiamo scrivendo una mail interna. Facciamo quotidianamente i conti con caselle straripanti di messaggi per i quali nulla o quasi possiamo fare. Inneschiamo per prime un circolo virtuoso di selezione attenta dei destinatari dei nostri messaggi e presto beneficeremo degli effetti positivi di questa ottima pratica.
• Oggetto: è importante descriverlo in modo sintetico ma esaustivo, facendo comprendere fin da subito l’argomento trattato.
• Contenuto: iniziamo la nostra mail con un saluto, più o meno formale a seconda del rapporto che abbiamo con il destinatario. Scriviamo il testo facendo attenzione a grammatica, sintassi, punteggiatura ed evitando le forme abbreviate. Cerchiamo di mantenere la sintesi e strutturiamo la mail in modo che sia facilmente leggibile scrivendo in corsivo, formulando frasi brevi e lasciando una interlinea tra una frase e l’altra.
• Chiusura: oltre ai saluti, è importante comunicare ai destinatari le tempistiche entro cui attendiamo risposta. Subissare il nostro destinatario di telefonate o di mail ulteriori per sapere se, come e quando  riuscirà ad evadere la nostra richiesta non è una cosa buona. E’ invece un’ottima espressione di galateo dare indicazioni precise delle nostre esigenze e avere la pazienza che il nostro interlocutore possa leggere la missiva e prendersi il tempo che gli serve per evaderla.
• Risposte:  quando siamo noi a dover dare feed-back, cerchiamo di farlo in un tempo ragionevole. A volte capita che a nostra volta siamo in attesa di informazioni e che non possiamo dare risposte precise. In questo caso, il galateo ci invita ad informare i nostri interlocutori che abbiamo il controllo della situazione e che non ci dimenticheremo di loro.

I pranzi e le cene di lavoro

E’ consuetudine organizzare pranzi e cene di lavoro, invitare a pranzo i clienti o i fornitori in visita soprattutto quando c’è con loro un rapporto consolidato oppure quando l’appuntamento di lavoro è stato fissato per un orario vicino alla pausa. Il galateo aziendale suggerisce di invitare a cena coloro che arrivano da molto lontano e dovranno pernottare in zona.

Pranzi e cene di lavoro non servono per concludere affari (per alcune culture è un vero abominio pensare di sottoscrivere un contratto a tavola), ma aiutano ad approfondire la reciproca conoscenza e a rafforzare la relazione. In un mondo dove il marketing relazionale sta diventando una delle attività di marketing più efficaci, dare la giusta importanza, rilevanza ed attenzione ai momenti conviviali è una vera e propria strategia.

Ecco dunque la guida agli elementi chiave del galateo per pranzi e cene di lavoro, che ci servirà anche quando saremo a nostra volta ospiti.

• Ristorante: indagare preventivamente i gusti e le eventuali intolleranze degli invitati, ci permette di scegliere il locale adatto. Soprattutto quando arrivano dall’estero, i nostri ospiti si aspettano di fare una esperienza eno-gastronomica memorabile, da raccontare quando torneranno a casa. Non è necessario scegliere un locale esclusivo: il nostro Bel Paese pullula di eccellenze a buon prezzo. Sarà invece fondamentale che l’ambiente sia ben insonorizzato e farsi assegnare un tavolo in un’area tranquilla del locale.
• Posti a tavola: riserviamo ai nostri ospiti i posti migliori, che garantiscano una buona visione della sala. Assegniamo la posizione degli altri commensali tenendo conto delle variabili che favoriscono la conversazione, come ad esempio le conoscenze linguistiche.
• Menu: facciamo scegliere le portate ai nostri ospiti, rispondiamo alle loro curiosità e cerchiamo di ordinare anche per noi lo stesso numero di portate, in modo da iniziare e terminare il pasto insieme a loro.
• Telefono cellulare: evitiamo di appoggiarlo in bella mostra sul tavolo e teniamolo spento o silenzioso per concentrare tutta l’attenzione verso i nostri ospiti. E anche se loro non dovessero seguire le stesse regole, evitiamo di emularli e manteniamoci fedeli al galateo
• Argomenti di conversazione: se tra italiani ci si permette di parlare di tutto un po’ arrivando anche a concludere affari, molte culture reputano inopportuno affrontare certi temi finché si è a tavola. Che ci dice il galateo? Privilegiamo l’ascolto. Stiamo alla larga da argomenti complessi come politica, religione, sesso, vita privata. Seguiamo il flusso della conversazione dei nostri ospiti e – se cogliamo delle tensioni – cerchiamo di portarli con naturalezza su nuovi livelli.
• Conto: se ospitiamo, spetta a noi pagare il conto. Dunque, allontanarsi discretamente dal tavolo al momento del caffè e saldare il conto alla cassa è la scelta migliore.

Le relazioni lavorative

Mantenere buone relazioni lavorative è un’ottima strategia per lavorare bene, trovare collaborazione, evitare conflitti. Ciò vale con i colleghi e i superiori ma anche con gli stakeholders esterni (clienti, fornitori, banche, uffici pubblici, associazioni di categoria etc.).  Che cosa ci suggerisce dunque il galateo delle relazioni lavorative?

• Accoglienza: è la declinazione di tutte le azioni che svolgiamo nel quotidiano, spesso in consapevolmente. Rispondere al telefono accennando un sorriso dà un tono di giovialità e disponibilità alla nostra voce, mette l’interlocutore in uno stato di apertura e benevolenza. Fare accomodare i visitatori, offrire un caffè e preoccuparsi di non farli attendere a lungo è un segno distintivo di rispetto che non passerà inosservato e ci farà ricordare.
• Clima: salutare i colleghi con un buongiorno, chiedere “come stai”, offrire un aiuto in caso di difficoltà, mantenere un tono di voce moderato, esprimere apprezzamento per un lavoro ben svolto, esporre solo critiche costruttive e farlo in modo educato e rispettoso, supportare emotivamente, evitare ogni forma di pettegolezzo. Tutte azioni salutari e propedeutiche alla creazione di sane relazioni.
• Conflitti: inevitabile e fisiologico che in ogni relazione nascano prima o poi dei conflitti, alimentati da atteggiamenti di sfiducia, insofferenza o da comportamenti irritanti. Il galateo delle relazioni invita ad affrontare il conflitto in modo consapevole, partendo da un confronto aperto, a-giudicante e rispettoso delle parti, impegnandosi a risolverlo.

Le persone arrivano in azienda con la propria storia personale fatta di nascite e morti, malattie e guarigioni, matrimoni e divorzi, vincite e perdite.

Osserviamo quel che ci accade intorno e attiviamoci per favorire relazioni lavorative positive. Dire una parola consolatoria o dare una pacca sulla spalla, stappare una bottiglia o regalare un mazzo di fiori, lasciare al collega più anziano il posto auto più vicino all’ingresso, scrivere un biglietto nelle occasioni speciali o fare una lode pubblica: semplici gesti di gentilezza che, dati o ricevuti, ci arricchiscono e ci fanno sentire parte di una comunità.

Luisa Capitanio

Consulente PMI per il miglioramento organizzativo mirato al benessere lavorativo. Amo condividere le mie esperienze personali e professionali e sono sempre pronta ad imparare. Sogno un mondo socialmente e ambientalmente virtuoso, e mi impegno quotidianamente per dare il mio contributo affinché questo sogno si avveri.