Lavorare in smart working

Lavorare in smart working significa poter svolgere la propria attività in ambienti alternativi alla sede aziendale. Una modalità innovativa piuttosto diffusa all’estero ma fino a quest’anno poco praticata nel nostro Paese.

Il 2020 è l’anno in cui anche l’Italia ha mosso i suoi grandi passi verso l’adozione dello smart working.

Lo confermano i dati riportati dall’Osservatorio sullo smart working della School of Management del Politecnico di Milano: quest’anno gli smart worker italiani sono passati da 570mila a oltre 6 milioni e mezzo.

Vediamo insieme che cosa significa esattamente lavorare in smart working e approfondiamo che cosa dice la normativa che lo regolamenta. Inoltre, vediamo quali sono i benefici che, adottandolo, ne traggono sia le imprese che i loro dipendenti.

Cos’è lo smart working

All’estero, in particolar modo nei paesi di origine anglosassone, è davvero comune entrare in una caffetteria e vedere persone che, sedute al tavolo tra un caffè e un tramezzino, in modo molto naturale sono impegnate a scrivere sul proprio laptop o a conversare al telefono.

In Italia, un retaggio culturale di entrambe le parti coinvolte (datore di lavoro e dipendente) aveva finora condizionato il decollo di questo nuovo, ecologico, sostenibile, umano approccio al lavoro.

Il Parlamento Europeo, con il Principio generale 48, contenuto nella Risoluzione 13/9/2016 sostiene lo smart working evidenziandone i benefici sociali. Un maggiore equilibrio tra vita privata e vita lavorativa favorisce la crescita demografica e promuove il benessere delle persone e della società.

All’estero come in Italia, quindi, flessibilità, auto-gestione e auto-organizzazione sono elementi chiave del lavorare in smart working e ruotano come satelliti intorno ad alcuni principi fondamentali:

  • la fiducia dell’impresa nei confronti del dipendente e viceversa;
  • la volontarietà delle parti;
  • il lavoro organizzato secondo risultati da raggiungere;

Significa che, se datore di lavoro e dipendente riescono a definire bene quali sono gli obiettivi da raggiungere ed i termini per la restituzione dei risultati all’impresa, variabili come il tempo giornaliero impiegato dal lavoratore per perseguire il suo obiettivo e il luogo in cui decide di svolgerlo diventano secondarie.

La normativa che regola lo smart working

In Italia lo smart working , o lavoro agile, è stato introdotto con la Legge 81/2017.

Questa Legge intende dotare i lavoratori dipendenti di una maggiore flessibilità, che gli permetta di conciliare al meglio l’attività lavorativa, le esigenze familiari e personali e il proprio tempo libero.

È definito Lavoro Agile la modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.

Le caratteristiche fondanti del lavorare in smart working  dal punto di vista legislativo sono:

  1. la flessibilità organizzativa, con possibilità per il dipendente di scegliere i tempi e il luogo per lo svolgimento della propria attività;
  2. la volontarietà delle parti, che prevede un accordo specifico tra datore di lavoro e dipendente;
  3. la dotazione di strumenti tecnologici adeguati allo svolgimento del lavoro da remoto;
  4. il rispetto degli orari e delle giornate di riposo ai quali il lavoratore ha diritto;
  5. un trattamento economico non inferiore a quello contrattualmente previsto per il lavoro svolto in azienda;
  6. il diritto alla formazione continua del lavoratore, per migliorarne la conoscenza e la competenza;
  7. la tutela del lavoratore in termini di salute e sicurezza.

L’emergenza COVID-19 e le restrizioni alla mobilità hanno temporaneamente favorito lo snellimento burocratico per l’adozione dello smart working da parte delle aziende. Inoltre, ne hanno modificato alcuni elementi tipici.

Ad esempio, se per definizione si può lavorare in smart working alternando periodi di presenza in azienda a periodi di lavoro da remoto, con il lock down molti lavoratori si sono ritrovati a lavorare esclusivamente da casa. Dunque non più una scelta volontaria delle parti, ma una decisione unilaterale del datore di lavoro.

Benefici per le imprese

Le aziende – grandi o piccole che siano – hanno scoperto che il lavorare in smart working procura notevoli benefici.

Il lavoro acquisisce una nuova dimensione, generatrice di comportamenti virtuosi come responsabilità, soddisfazione, produttività.

Ecco dunque una lista dei possibili benefici per le imprese:

  • lavorando per obiettivi, il dipendente aumenta il proprio commitment e – statistiche alla mano – la sua produttività aumenta;
  • definire gli obiettivi in modo chiaro per i propri collaboratori, comporta che l’impresa abbia prima definito i propri;
  • percepita come realtà innovativa, aperta al cambiamento, l’impresa ci guadagna in reputazione;
  • prevedendo la restituzione di uno specifico risultato, il bisogno di controllo si riduce e valori come la fiducia e il coinvolgimento, alla base dello smart working, permeano il rapporto di lavoro;
  • diminuisce il tasso di assenteismo;
  • intervengono le revisioni organizzative e di processo e l’innovazione diventa pane quotidiano;
  • l’innovazione spinge il bisogno di formazione, aumentano le skill – soprattutto tecnologiche – dei dipendenti e cresce la competenza assoluta dell’impresa;
  • la revisione e riorganizzazione degli spazi aziendali riduce il fabbisogno di metri quadrati. Ne beneficiano il conto economico per la riduzione dei costi fissi e l’impatto ambientale si riduce;
  • la scoperta delle video call riduce all’indispensabile i viaggi: ci si muove quando davvero si può fare la differenza;
  • riduzione dei costi, ottimizzazione dei processi, produttività dei lavoratori contribuiscono ad una maggiore redditività aziendale, che diventa più forte nella competizione globale.

CONSIGLIO: Anche se stiamo parlando di smart working, ci teniamo a suggerire anche le migliori pratiche per i dipendenti che ci piace pensare verranno in ufficio, di tanto in tanto, con un bellissimo articolo di Michela Martini sul Feng Shui in ufficio.

Benefici per i dipendenti

I lavoratori dipendenti disposti a mettere in campo la propria capacità organizzativa, la propria responsabilità, la propria autonomia, colgono senza dubbio alcuno i benefici del lavorare in smart working e ne diventano paladini:

  • riescono a conciliare meglio la vita professionale e quella personale;
  • riducono notevolmente i tempi e i costi di spostamento per recarsi nel posto di lavoro;
  • hanno più tempo da spendere con le loro famiglie e per i loro interessi personali;
  • si sentono valorizzati professionalmente e la loro soddisfazione aumenta;
  • si percepiscono parte integrante attiva e proattiva dell’impresa per cui lavorano e ne condividono i valori.

La crisi pandemica ha portato con sé una grande opportunità per le piccole, medie imprese e per i lavoratori. Starà alla capacità di collaborare di entrambe le parti per costruire insieme nuovi modelli organizzativi di imprese lanciate verso un futuro che ha come focus la sostenibilità sociale e ambientale.

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